dokument obowiązujący

Załącznik nr 1

do Zarządzenia Dyrektora MZW

nr 35/2014 z dnia 22.12.2014 r.

 

 

Regulamin Kontroli Zarządczej

 

Na podstawie art. 69 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240), po odpowiednim uwzględnieniu wydanych przez Ministra Finansów standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (komunikat nr 23 MF z 16 grudnia 2009 r. opublikowany w Dz. Urz. M. F. Nr 15, poz. 84 z dnia 30.12.2009 r. ) - i dostosowaniu do warunków funkcjonujących w jednostce- w celu zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy oraz zwiększenia skuteczności i efektywności działania w Muzeum Ziemi Wschowskiej zarządzam:

 

ROZDZIAŁ 1

Przepisy ogólne

1. Regulamin określa:

1.      cele i zadania kontroli zarządczej,

2.      elementy systemu kontroli zarządczej,

3.      zakres kontroli finansowej.

2. Postanowienia regulaminu mają zastosowanie w Muzeum Ziemi Wschowskiej.
3. Zakres zadań oraz struktura organizacyjna komórek organizacyjnych Muzeum Ziemi Wschowskiej jest określana w Regulaminie Organizacyjnym Muzeum.
4. Ilekroć jest mowa o:

1.      Komórce organizacyjnej- oznacza to:

·         dział historyczny,

·         Lapidarium (dział rzeźby i architektury nagrobnej)

·         dział archeologiczny i etnograficzny,

·         księgowość,

·         biuro Promocji i Edukacji

2.      Stanowisku funkcyjnym - oznacza to dyrektora oraz głównego księgowego.

3.      Dyrektorze - oznacza to dyrektora Muzeum Ziemi Wschowskiej.

4.      Muzeum - Muzeum Ziemi Wschowskiej.

ROZDZIAŁ 2

Kontrola Zarządcza

 

1. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1.      zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,

2.      skuteczności i efektywności działania,

3.      wiarygodności sprawozdań,

4.      ochrony zasobów,

5.      przestrzegania i promowania zasady etycznego postępowania,

6.      efektywności i skuteczności przepływu informacji,

7.      zarządzania ryzykiem.

2. Systemem kontroli zarządczej w Muzeum jest zintegrowany zbiór elementów i czynności kontrolnych obejmujących:

1.      samokontrolę,

2.      kontrolę funkcjonalną,

3.      kontrolę instytucjonalną,

3. Istotą wspólną czynności kontrolnych jest szczegółowe zbadanie stanu faktycznego i porównanie go z obowiązującą dla niego normą, oraz ustalenie odchyleń od tej normy.
4. W trakcie czynności kontrolnych ocena badanego stanu faktycznego powinna odbywać się według kryteriów, do których zalicza się:

1.      poprawność organizacyjną komórki lub stanowiska pracy z punktu widzenia realizowanych celów (kompetencje, sprawność, prawidłowość i efektywność przyjętych rozwiązań organizacyjnych i kierunków działania, a także doboru środków w celu wykonania założonych zadań),

2.      legalność, czyli zgodność z obowiązującymi przepisami i normami prawnymi,

3.      gospodarność- ocena kontrolowanych zjawisk, procesów gospodarczych i finansowych z punktu widzenia racjonalności, efektywności i celowości podejmowanych decyzji, a następnie ich realizacji: gospodarowanie aktywami jednostki, które umożliwiają uzyskanie przy najniższych nakładach (w danych warunkach) optymalnych efektów,

4.      celowość- zapewniającą eliminację działań niekorzystnych i zbędnych z punktu widzenia interesów jednostki, realizuje się poprzez sprawdzenie, czy środki finansowe zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem określonym w planie finansowym,

5.      rzetelność- zgodność dokumentacji z stanem faktycznym.

5. Do samokontroli są zobowiązani wszyscy pracownicy zatrudnieni w Muzeum bez względu na stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy.
6. Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z posiadanego zakresu czynności służbowych, z uwzględnieniem postanowień niniejszego Regulaminu.
7. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości, pracownik dokonujący samokontroli zobowiązany jest:

1.      podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości,

2.      niezwłocznie poinformować przełożonego o ujawnionych nieprawidłowościach.

8. Przełożony, który został poinformowany o nieprawidłowościach, obowiązany jest niezwłocznie podjąć decyzję w sprawie dalszego toku postępowania w odniesieniu do ujawnionych nieprawidłowości.
9. Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach funkcyjnych. Cel, zadania oraz elementy kontroli funkcjonalnej określa niniejszy Regulamin.
10. Kontrola instytucjonalna przeprowadzana jest w formie kontroli następnej dotyczy sprawdzenia dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane. Analiza dokumentów pozwala na ocenę, czy dotychczasowa działalność jednostki przebiega prawidłowo.  Kontrola instytucjonalna przeprowadzana jest przez:

1.      Głównego Księgowego, na podstawie rocznego planu zatwierdzonego przez Dyrektora,

2.      zespoły kontrolne złożone z pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych powołane na podstawie zarządzeń Dyrektora Muzeum.

11. Charakter mechanizmów kontrolnych:

1.      zapobiegawczy- w celu zapobiegania występowaniu niepożądanych zjawisk,

2.      wykrywający- w celu wykrycia i skorygowania niepożądanych zjawisk, które już wystąpiły,

3.      dyrektywny- w celu spowodowania lub pobudzenia wystąpienia pożądanego zjawiska.

12. Rodzaje kontroli:

1.      zwrotna- dostarcza informacji na temat zakończonej działalności. Umożliwia udoskonalenie działania w przyszłości poprzez naukę na dawnych błędach,

2.      równoległa- korygująca bieżące procesy. Monitoruje działalność w czasie rzeczywistym, aby nie dopuścić do znacznych odchyleń od standardów,

3.      wyprzedzająca- przewiduje problemy i im zapobiega.

 

ROZDZIAŁ 3

Środowisko wewnętrzne

 

1. Dyrektor i pracownicy są świadomi wartości etycznych obowiązujących w Muzeum, a wykonując powierzone im zadania kierują się uczciwością, starannością zawodową, dążąc do właściwego wykorzystania zasobów.
2. Okresowo (raz w roku) główny księgowy sporządza sprawozdanie z przestrzegania kodeksu etyki na podstawie analizy wpisów do Ewidencji Skarg i Wniosków (dostępna w sekretariacie Muzeum) lub innych informacji oraz przedstawia na organizowanych w tym celu naradach służbowych.
3. Pracownicy Muzeum na wszystkich stanowiskach posiadają wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania. Proces zatrudnienia jest prowadzony w sposób przejrzysty i zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. Zapewniany jest na bieżąco rozwój kompetencji zawodowych pracowników poprzez umożliwianie im udziału w kursach i szkoleniach.
4. Każdy pracownik posiada określony w formie pisemnej, w sposób spójny i przejrzysty aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności potwierdzony jego podpisem. Każdemu pracownikowi udziela się niezbędnych porad i wskazówek przy wykonywaniu zadań.
5. Poszczególnym pracownikom został precyzyjnie określony zakres uprawnień, odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nim związanego. Przyjęcie delegowanych uprawnień jest potwierdzone podpisem.

 

ROZDZIAŁ 4

Cele i zarządzanie ryzykiem

 

1. Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia założonych celów. Niezbędnym warunkiem zarządzania ryzykiem jest określenie jasnych i spójnych celów.
2. Zarządzanie ryzykiem odbywa się poprzez:

1.      identyfikację ryzyka (rozpoznanie zewnętrznych i wewnętrznych ryzyk zagrażających realizacji celów),

2.      monitorowanie realizacji zadań,

3.      analizę ryzyka i podejmowanie działań zaradczych.

3. Zgodnie ze Statutem nadanym uchwałą Rady Miasta Wschowa, podstawowym celem działalności Muzeum (misją) jest upowszechnianie i ochrona wartości kultury, zaspakajanie i rozwijanie potrzeb w zakresie muzealnictwa i ochrony zabytków.
4. Realizując cel ogólny, Muzeum określa w rocznej perspektywie szczegółowe cele i zadania z podziałem na:

1.      działalność bieżącą,

2.      działalność inwestycyjną.

5. Cele te ustalane są realistycznie, adekwatnie do posiadanych przez Muzeum zasobów (osobowych, finansowych i rzeczowych) i prezentowane jako roczny plan finansowy.
6. Nie rzadziej niż raz do roku Dyrektor oraz główny księgowy dokonują identyfikacji ryzyka w odniesieniu do założonych celów i zadań. W przypadku istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje Muzeum należy dokonać ponownej identyfikacji  ryzyka. Proces identyfikacji ryzyka jest dokumentowany a identyfikuje się zarówno ryzyko dotyczące Muzeum, jako całości, jak i ryzyko odnoszące się do każdego istotnego obszaru jego działalności, programu czy projektu.
7. Identyfikując ryzyko zwracamy uwagę między innymi na:

1.      zmiany zachodzące zarówno w Muzeum, jak i w otoczeniu, w którym ono funkcjonuje,

2.      czynniki związane z utrzymaniem ciągłości pracy systemów informatycznych,

3.      wielkości środków finansowych Muzeum np.: zmiany wysokości przychodów własnych, dotacji, środków ze źródeł zagranicznych, środków z Unii Europejskiej, wydatków, kosztów.

4.      czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka wynikającego ze źródeł zewnętrznych, a w szczególności: zmiana władz samorządowych, zmiana na stanowiskach istotnych dla funkcjonowania Muzeum, zmiany przepisów prawnych, zakłócenia w dostawie energii, działanie tzw. „siły wyższej”, zmiana oczekiwań zwiedzających,

5.      brak źródeł finansowania i opóźnienia w realizacji inwestycji,

6.      czynniki związane z nieproduktywną stratą środków, np.: oszustwo, kradzież, kary umowne, inne kary i grzywny,

7.      niewystarczające kompetencje zawodowe pracowników, brak motywacji u pracowników,

8.      czynniki zapewniające poprawność sprawozdań finansowych.

9.      ocena istotności ryzyka dokonywana jest w oparciu o mapkę ryzyka, wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

8. Zidentyfikowane ryzyko poddawane jest analizie mającej na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków a także określany jest akceptowalny poziom tego ryzyka. Skutek ryzyka wyrażany jest jako wartość liczbowa (np. kwota ewentualnych strat, dodatkowych kosztów, lub nie uzyskanych przychodów). Dyrektor lub upoważnieni pracownicy określają działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowalnego poziomu. Zidentyfikowane ryzyka są ujmowane w Arkuszu identyfikacji ryzyka, poziomu jego istotności, skutków oraz reakcji na ryzyko, stanowiącym złącznik nr 2.

 

ROZDIAŁ 5

Mechanizm kontroli

 

1. Na mechanizmy kontroli składają się procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne stanowiące dokumentację systemu kontroli zarządczej. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.

            Wszystkie akty wewnętrzne regulujące funkcjonowanie Muzeum gromadzone są przez   głównego księgowego Muzeum i w ten sposób są łatwo dostępne dla upoważnionych         pracowników, którym są niezbędne do wykonywania obowiązków, a także kontrolerom           zewnętrznym.

            Wykaz aktów regulujących działalność Muzeum stanowiącym podstawowy element kontroli     zarządczej zawiera załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu.

2. Kontrola zarządcza w Muzeum realizowana jest przez:

1.      Dyrektora Muzeum,

2.      Głównego Księgowego (kontrola zarządcza + wstępna z ustawy o finansach publicznych),

3.      Każdego pracownika w ramach samokontroli na stanowisku pracy.

3. Częścią systemu kontroli zarządczej jest kontrola finansowa, obejmująca:

1.      zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,

2.      badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym: pobierania i gromadzenia środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych,

3.      prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur kontroli przewidzianych zarówno w przepisach prawa jak i uregulowaniach wewnętrznych. 

4. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości dotyczących procesu gospodarki finansowej pracownik jest zobowiązany do:

1.      podjęcia działań zmierzających do usunięcia nieprawidłowości,

2.      niezwłocznego poinformowania o tych nieprawidłowościach Dyrektora Muzeum lub działającego z jego upoważnienia pracownika, pracownik który został poinformowany o ujawnionych nieprawidłowościach, zobowiązany jest podjąć niezwłocznie decyzję w sprawie dalszego postępowania.

 

ROZDZIAŁ 6

Informacja i komunikacja

 

1. Dyrektor Muzeum oraz pracownicy powinni otrzymywać w odpowiednim czasie i formie właściwe i rzetelne informacje potrzebne i do wypełnienia obowiązków, w szczególności wynikających z przyjętego systemu kontroli finansowej. Efektywny system informacji to taki system, który zapewnia nie tylko przepływ informacji, ale także ich właściwe zrozumienie przez odbiorców.
2. System komunikacji wewnętrznej zapewnia przekazywanie ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej, a także zapewnia, że każdy pracownik rozumie cele systemu kontroli finansowej, sposób jego funkcjonowania a także swoją rolę i odpowiedzialność w tym systemie.
3. Dyrektor Muzeum zapewnia funkcjonowanie efektywnego systemu komunikacji z podmiotami, które mogą mieć znaczący wpływ na osiąganie celów i realizację zadań przez Muzeum, a także inną działalność Muzeum dotyczącą w szczególności wydatkowania lub gromadzenia środków publicznych.

 

ROZDZIAŁ 7

Monitoring i Ocena

 

1. Monitoring to proces oceny działania systemu w określonym czasie. System kontroli zarządczej w Muzeum podlega bieżącemu monitorowaniu i ocenie.
2. Dyrektor w ramach wykonywanych bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów.
3. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej zobowiązani są również pracownicy zatrudnieni w Muzeum raz w roku przeprowadzają samoocenę systemu kontroli zarządczej a jej wyniki dokumentują w Sprawozdaniu z wykonywania planu działalności stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu.

            Samoocena polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez             pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z zakresu             czynności służbowych.

4. Wyniki monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli są podstawą zapewnienia Dyrektora Muzeum o stanie kontroli zarządczej. Ankieta do samooceny kontroli zarządczej dla pracowników jednostki stanowi załącznik nr 5.

            Powyższe zapewnienie jest podstawą do założenia przez Dyrektora oświadczenia o stanie          kontroli zarządczej w Muzeum za poprzedni rok.

            Wzór oświadczenia o stanie kontroli stanowi załącznik nr 6 do niniejszego Regulaminu.

Wykaz załączników

 

1. Załącznik nr 1- Mapkę ryzyka (ocena istotności ryzyka)
2. Załącznik nr 2- Arkusz identyfikacji ryzyka, poziomu jego istotności, skutków oraz reakcji na ryzyko
3. Załącznik nr 3- Sprawozdanie z wykonania planu działalności za okres
4. Załącznik nr 4- Wykaz aktów regulujących działalność Muzeum
5. Załącznik nr 5- Ankieta do samooceny kontroli zarządczej dla pracowników jednostki
6. Załącznik nr 6- Wzór oświadczenia o stanie kontroli zarządczej

 

Utworzono: 03.02.2015 3257

rejestr zmian